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CRM versus planilha: 10 sinais de que é hora de migrar para um CRM

15/dez/2021
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Neste exato momento a sua empresa pode estar passando por um momento de decisão muito importante para o seu faturamento e o desempenho das vendas: qual a forma mais adequada para ter organizado e sempre à mão os dados dos leads e prospects que a sua equipe de vendas precisa para atingir e até superar as metas propostas?

A boa notícia é que entre CRM e planilhas eletrônicas existe um vencedor muito claro principalmente para empresas em crescimento e você entenderá alguns pontos importantes neste artigo.

Sem dúvida as planilhas representam um considerável avanço na organização das informações quando comparadas às notas de post-it eletrônicos e à históricos de e-mails, mas mesmo o mais completo template de planilhas não proporciona a flexibilidade e inteligência de um CRM. Por isso é importante saber como organizar e planejar uma mudança das planilhas para um software de CRM, para que dessa forma, nenhuma informação se perca.

Quer saber como? Então confira os 10 sinais de que chegou a hora de mudar para um software de CRM:

 

1. Perde constantemente dados de seus clientes 

Enquanto poucos funcionários da sua empresa acessam menos de 50 leads ou contatos as planilhas ainda conseguem atender, no entanto acima disso, a situação pode ficar bem complicada para controlar todos os dados contidos em planilhas, correndo sérios riscos de perder dados fundamentais de seus leads e consequentemente, muitas vendas! Já passou por isso?

Com um CRM, todos os funcionários têm acesso ao mesmo local e podem incluir novas informações no contato e verificar todo o histórico, além de conter informações de rastreamento que são geradas automaticamente pela ferramenta, baseadas nas ações dos seus contatos com relação à sua empresa, como visitas ao site, abertura de emails, cliques e muito mais.

Contatos Hubspot

Fonte: Hubspot

 

2. Não tem ideia do funil de vendas completo

Com a planilha fica inviável mensurar e comparar os dados para descobrir quantos leads se transformam em clientes após uma demonstração do produto, por exemplo, e quantas etapas foram necessárias até o fechamento do negócio. Sem os dados para nortear as ações de vendas mais efetivas, sua equipe de vendas agilizará por tentativa e erro, desperdiçando tempo e pior, muitas vezes desperdiçando leads valiosos.

Normalmente os CRMs já possuem como padrão alguns modelos prontos mais simples de funil em sua área de relatórios, mas em alguns casos pode-se montar um dashboard personalizado de acordo com as necessidades da sua empresa, possibilitando a visualização automática por período do funil de vendas.

 

3. Horas perdidas para alimentar sua planilha

Você já calculou o tempo perdido pelos seus representantes para inserir os dados de cada cliente na planilha?  Quantas horas sua equipe gasta neste processo? Esse tempo somado ao necessário para manter atualizada a planilha é um tempo que poderia ter sido utilizado para vender mais. Para tirar suas dúvidas, reúna sua equipe e faça uma comparação entre CRM e Planilha e veja o tempo gasto para a entrada manual de dados na planilha.

Seu time irá sentir uma grande diferença na administração de um para o outro, isso porque com um CRM é tudo mais automatizado e organizado, o que ajuda o seu time a priorizar atendimentos e não perder oportunidades.

 

4. Problemas após compartilhar documentos

Se você precisa compartilhar documentos com sua equipe de vendas e costuma ouvir frases como “você nunca me enviou isso”, “você poderia enviar a última versão?” várias vezes em uma semana é porque chegou a hora de mudar para um CRM.

Em alguns CRMs é possível adicionar documentos e templates para a utilização no próprio software, dessa forma, seu time pode tanto anexar os documentos no histórico, como utilizar os modelos para uma nova oportunidade.

 

5. Perda de eficiência para conseguir delegar tarefas

Muitas vezes você realiza uma tarefa pois perderia mais tempo para delegá-la a seus funcionários, não é mesmo? Com sua planilha acontece uma situação semelhante, pois como você não pode atribuir tarefas específicas nelas, você terá que gastar mais tempo atribuindo-as pessoalmente ou por e-mail, aumentando a chance de que estas tarefas sejam esquecidas.

A atribuição automática é um dos benefícios de alguns CRMs, isso pode ser feito por regras pré-definidas ligadas à estratégia de atendimento da sua empresa, como perfil X vai para o time A e perfil Y vai para o time B, otimizando o tempo de todos e não perdendo tempo de atendimento. Segundo uma pesquisa da Hubspot, o tempo de resposta de empresas B2B é de 42 horas, o que é realmente grande, e as chances de fechamento caem drasticamente a cada hora de não contato.

Pesquisa vendas Hubspot

6. Qual o desempenho individual de seus representantes de vendas?

Na planilha fica muito difícil conseguir mensurar dados individualmente de seus representantes comerciais. Qual representante tem um desempenho superior nas ligações, quais são melhores nas demonstrações, quem está prestes a fechar grandes negócios ou mesmo quais representantes acabam por trabalhar com um ciclo de vendas longo demais.

É sempre importante frisar que informação é o combustível de suas vendas futuras, pois permite acompanhar todo o processo de vendas, descobrir o que vem funcionando e onde estão os “gargalos” de vendas, por exemplo. E por um CRM pode-se analisar facilmente o desempenho de cada representante, possibilitando uma visão gerencial mais adequada para a empresa.

 

7.  Seus leads podem considerar sua empresa desorganizada

Muitas vezes quando seus representantes de vendas trabalham juntos com um lead por desencontro de informações, além de mostrar desorganização, dificulta mais o fechamento, já que o contato não sabe quem pode realmente resolver o seu problema.

O ponto é que em diversas vezes as informações contidas numa planilha não são suficientes e isso pode ocasionar muitos problemas como, vendedores pedindo diversas vezes as mesmas informações ao contato ou mesmo o envio de documentos errados o que além de bloquear a venda, pode fechar portas para a sua empresa em futuras negociações por deixar uma péssima imagem da sua empresa.

Já imaginou a facilidade de entrar em um contato e já ter tudo sobre ele? Interações, negociações prévias, quem já atendeu, tempo que já estão em contato e muitas outras informações? Isso é possível com a utilização de um CRM, ele permite ter todo o histórico em um só lugar.

Contatos detalhes Hubspot

Fonte: Hubspot

 

8. Ao invés de otimizar, as planilhas alongam seu ciclo de vendas

Acrescentar informações e dados de novos leads é uma rotina diária que aumenta as expectativas positivas quanto ao fechamento de mais vendas. No entanto, se você não contar com um sistema capaz de organizar estas informações, seus representantes de vendas ficarão perdidos com tanta informação e tarefas a serem realizadas e como todo mundo sabe, recorrer somente à memória não é a solução mais eficaz. O resultado pode ser um ciclo de vendas mais longo pela perda de tempo atrás de informações e até mesmo a perda de vendas.

 

9. É muito difícil comparar os dados por período e os KPIs

Mesmo com os modelos de planilha aparentemente perfeitos, fica muito difícil conseguir fazer comparações analíticas de dados em período determinado como ano a ano ou entre trimestres, por exemplo, sem que seja bastante trabalhoso.

Você até consegue ter uma boa visão geral dos dados, mas não há como realizar a comparação de dados de diferentes intervalos de datas de forma simples. Novamente com a planilha você perde em análises que poderiam facilitar correções de rotas em um menor tempo.

Com a utilização de um CRM, como o da Hubspot, é possível configurá-lo para ter os dados que precisa automaticamente a qualquer momento, sem precisar ter o trabalho de sempre criar gráficos ou tabelas novas a cada análise nova para os relatórios periódicos.

Dashboard Hubspot

Fonte: Hubspot

 

10. Você já perdeu ou teve que refazer um importante documento em cima da hora?

Imagine você estar próximo do horário da sua reunião e descobrir que perdeu um importante documento. É o tipo de problema sério que você precisa resolver em cima da hora ou terá que ir para a sua reunião sem ele. O pior é que uma apresentação, contrato ou outro documento não podem ficar armazenados na sua planilha com os detalhes do contato.

A saída nestas horas é contar com um CRM que tem a possibilidade de ter armazenado junto ao seu documento, todos os detalhes do contato, evitando que você precise ter que recriar um documento perdido do zero. É possível ainda receber alertas momentos antes do horário previsto para a reunião e ainda contar com todas as informações do contato ao seu alcance antes de começar. 

Como você conferiu neste artigo, na batalha CRM X Planilha, o CRM oferece recursos diferenciados que permitem a você ganhar em segurança, análise e agilidade para trabalhar com todas as informações dos leads e dos fluxos de atendimento de cada contato sempre que quiser, possibilitando assim crescer mais rápido.

 

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