As ferramentas de automação de marketing e vendas, como a HubSpot e a RD Station, já fazem parte da realidade de todas as empresas bem estruturadas. Cada plataforma apresenta suas funcionalidades, atendendo a demandas específicas dos negócios.
Há, porém, momentos em que se percebe a insuficiência da ferramenta escolhida, surgindo a necessidade de trocá-la por outra mais completa. Essa substituição visa acompanhar a rotina da empresa, que precisa de softwares adequados para acompanhar seu crescimento e gerenciar suas vendas.
Para negócios em expansão, a RD Station, apesar de muito eficiente, pode mostrar limitações — é aí que a HubSpot entra como a solução ideal.
No entanto, fazer essa migração pode gerar pontos de interrogação. Com o apoio de Ana Graciely, Coordenadora de Gestão de Projetos da Agência Inbound, respondemos as principais dúvidas sobre esse processo.
1. Como funciona a migração do RD Station para o CRM da HubSpot? Quais são os passos?
A mudança deve ser planejada de acordo com o funcionamento da HubSpot, ou seja, deve refletir processos, propriedades, informações e dados organizados.
Pensando nisso, podemos resumir o passo a passo da seguinte forma:
1º Definição de como será o processo na HubSpot (pode ser uma cópia do processo atual ou implementado com melhorias);
2º Criação deste processo com a estratégia de workflows, campos obrigatórios, propriedades, e etapas na HubSpot para receber as informações (nesta fase, você já pode convidar seu time para a nova ferramenta);
3º Retirada de todos os dados, etapas e processos do RD Station;
4º Mapeamento e migração de fato dos itens na HubSpot;
5º Upload de uma amostra da base de contato e/ou negócios da RD Station na HubSpot;
6º Análise dos dados: se carregaram corretamente e se é possível prosseguir desta forma no dia a dia de quem irá, de fato, utilizar a plataforma (nesta fase, você pode treinar seu time sobre os processos e ferramentas da HubSpot);
7º Realização de ajustes necessários;
8º Upload oficial com todos os dados na HubSpot;
9º Criação de relatórios que ajudem a medir os principais KPIs de vendas na HubSpot.
De maneira geral, cada projeto demanda um entendimento completo da empresa e seus processos para, assim, identificar como guiar cada passo e garantir que as funcionalidades da HubSpot estejam sendo aproveitadas em todo o seu potencial.
2. Posso migrar o CRM para HubSpot e continuar com o marketing na RD Station?
Sim, é possível. Mas será necessário um aplicativo integrador que envie as informações de marketing do RD Station para o CRM da HubSpot. Nesse caso, é importante avaliar quantos envios de informações (eventos) serão precisos — pode ser inevitável escolher um plano superior —, além de analisar também as automações, garantindo que os leads cheguem nos estágios e pipelines corretos de vendas.
3. Como acontece a migração dos itens de marketing? É diferente do CRM?
É um pouco diferente, pois os assets são mais complexos, dependendo do que você irá recriar na HubSpot e a forma com que levará os itens para lá.
Caso a migração envolva somente a base de dados do marketing, não é complexa; no entanto, demanda um trabalho de mapear tudo que se deseja levar e fazer o upload.
4. Quanto tempo dura uma migração?
Dependerá se o processo for mais complexo ou simples. Em média, leva-se pelo menos um mês e meio para a migração, tendo em vista todas as etapas.
5. Quais obstáculos podem aparecer e atrapalhar o cronograma do projeto?
Entre projetos que acompanhamos e desenvolvemos aqui na Agência Inbound, percebemos que alguns itens são mais comuns: travar o processo de vendas que será migrado, não saber o que de fato precisa visualizar ou acompanhar na nova plataforma, não mapear possíveis integrações ou não conhecer o que, de fato, a HubSpot oferece como solução para vendas.
6. Quanto custa uma migração do RD Station para o CRM da HubSpot?
Este investimento depende de alguns fatores; se haverá ou não integração da HubSpot com outras plataformas, processos personalizados ou um time técnico que apoie o projeto.
7. Por que contar com uma consultoria externa para a migração do RD Station para a HubSpot CRM?
Uma consultoria dará atenção aos detalhes e poderá realizar de forma organizada e objetiva a migração, além de prestar suporte a algum processo que possa se mostrar um desafio para sua equipe.
Realizamos treinamentos sobre a melhor forma de utilizar a HubSpot, se baseando no seu cenário de vendas e trazendo mais produtividade ao time. Preocupamo-nos com cada etapa e, por isso, dispomos de relatórios que auxiliarão no entendimento da forma com que a HubSpot funciona, trazendo inteligência ao processo.
A migração nunca faz com que o processo seja o mesmo do RD Station, mas traz novas formas de enxergar sua área de negócios e vendas.
8. Quais são as minhas responsabilidades durante a migração? E as da agência?
A responsabilidade do cliente é apoiar em todas as etapas do projeto. Não é possível passar de um estágio para o outro sem um suporte interno — afinal, ninguém conhece melhor o negócio do que as pessoas que o compõem.
O papel da agência é apoiar a empresa com um cronograma fluido e expertise sobre o RD Station e a HubSpot, entregando sugestões inteligentes e que melhorem os processos da empresa como um todo.
9. Como é o go-live após a migração?
Quando se completa a migração, os times já podem começar a trabalhar na HubSpot, uma vez que testes anteriores são realizados e, tipicamente, fazemos um treinamento para o time entender todas as ferramentas antes da utilização. Prestamos suporte para quaisquer dúvidas surgidas durante este processo na HubSpot.
10. Há treinamento com a equipe depois do lançamento?
Normalmente, fazemos um treinamento antes do lançamento, apresentando como o CRM da HubSpot funciona e como a equipe pode conectar seus e-mails e agendas. Compartilhamos as melhores práticas e ferramentas do plano para que o dia a dia do time seja o mais produtivo possível.
Naturalmente, após o início da utilização podem surgir novas dúvidas, então nosso time fica à disposição, sempre de acordo com as horas contratadas para o projeto.
11. Terei suporte técnico após a migração? Por quanto tempo?
Em nossos planos, disponibilizamos alguns pacotes de horas que podem ser fechados juntamente com o processo para suportes após a migração, tudo a depender das necessidades da sua empresa.
12. Posso integrar o CRM da HubSpot a outros sistemas? Quais?
Sim. Existem diversas possibilidades, inclusive já nativas, desde ferramentas de comunicação entre equipes, prospecção, chatbots, rastreamentos, pesquisas, lojas e até outros sistemas, como Salesforce, além de integrações via API.
Mudar de plataforma de automação não precisa ser trabalhoso, tampouco custoso à sua empresa. Para escalar seu negócio, esse processo é mais do que necessário.
Contando com o suporte de especialistas, a substituição se torna rápida e vantajosa ao time, além de prepará-los com treinamentos desde a pré até a pós-migração.
Fale agora mesmo com nossa equipe e saiba como migrar de CRM sem complicações!