Apesar do que o senso popular possa acreditar, vender bem implica muito mais em processos de vendas bem definidos do que “ ter jeito” ou ser uma pessoa “boa de papo”. Claro que essa é uma crença que colocava representantes extrovertidos como os melhores perfis para o trabalho, mas já sabemos que vender é sobre resolver problemas e ouvir os clientes.
E é aí que entra a importância de contar com um pipeline de vendas adequado para estabelecer um fluxo completo que integre as motivações, objetivos, objeções e até mesmo hábitos do cliente.
Uma realidade que demonstra como os líderes e representantes de vendas precisam estar em constante atualização das táticas e práticas de seu portfólio.
Ainda mais com a introdução de ferramentas para otimizar o dia a dia dos vendedores, trazendo dados para uma abordagem mais personalizada e customizada. No entanto, à medida que novas tecnologias são adicionadas no escopo de trabalho, novos desafios também precisam ser superados.
Uma pesquisa indicou que os maiores desafios enfrentados por vendedores são:
- Estabelecer urgência (42%)
- Entrar em contato com prospects (37%)
- Superar objeções de preço (35%)
Adicionalmente, profissionais de vendas também precisam estar focados em suas metas para esse ano e os próximos.
Segundo a pesquisa The State of B2B lead Management 2022, líderes de marketing e vendas acharam mais desafiador gerar pipeline suficiente em 2021 do que dinamizar abordagens de entrada no mercado. Para 2022, no entanto, os mesmos respondentes colocaram a geração dos pipelines como prioridade, representando 47% das respostas. A lista conta também com itens como: construir/equipar equipes (22%), como expandir seu mercado endereçável (18%), acelerar a transformação digital (7,1%) e novos investimentos em pilha de tecnologia (3,5%).
Ainda que cada empresa tenha aspectos próprios que inviabilizam o uso de receitas prontas de como montar um pipeline eficiente, manter o controle e visibilidade dos processos pode ser possível com algumas dicas.
Pensando nisso, desenvolvemos esse conteúdo para mostrar a você como montar um pipeline de vendas saudável e que permita que as equipes possam elevar a quota de fechamentos de negócios.
Acesse diretamente os tópicos:
Construa um pipeline de vendas
Como fazer a análise do funil de vendas
Passo a passo para limpar o pipeline de vendas
Como realizar a gestão do Pipeline de Vendas
As métricas de um pipeline de vendas
Construa um pipeline de vendas
Como mencionamos lá no início desse conteúdo, cada empresa e consequentemente seus representantes de vendas possuem aspectos únicos que devem ser considerados no desenvolvimento de um pipeline de vendas.
É esse fluxo que irá indicar as melhores práticas e quais caminhos os vendedores irão tomar frente a diversas situações ao longo de todo a jornada de compra de seus clientes.
Dito isso, há elementos básicos que não podem ficar de fora de um pipeline de sucesso. No conteúdo abaixo você irá acompanhar as seguintes etapas:
- Defina as etapas de compra em sua empresa.
- Anote a quantidade de oportunidades que continuam em cada estágio.
- Mensure quantas oportunidades são necessárias em cada estágio para atingir suas metas de vendas.
- Perceba os pontos em comum entre as oportunidades que se convertem em cada estágio.
- Utilize estes dados para criar ou modificar seu processo de vendas.
- Garanta um fluxo saudável de entrada de novos leads.
- Mantenha a integridade e atualização do seu pipeline.
- Faça uma revisão e limpeza de seu pipeline ao longo do tempo.
Baixe o Checklist: Como converter melhor seus leads em clientes
1. Defina as etapas de compra
Esse é um ponto em que é primordial ter correspondência entre os estágios do pipeline e a jornada de compra de seu cliente em potencial. Garantindo que ele encontre as ofertas e gatilhos indicados para cada momento, recebendo informações que apoiem a entender suas dúvidas e encontrar soluções que se encaixam com sua demanda.
No estudo Get Closer to Your Sales Team realizado pelo LinkedIn, foi estimado que 24% das ofertas previstas têm sua comunicação perdida. Ou seja, os representantes nem sabem qual o seu destino.
Esse dado demonstra como mapear a jornada de vendas é fundamental para ter uma visão completa do caminho que o prospect percorre. E aqui relembramos que atualmente os papéis do marketing e vendas estão cada vez mais conectados, já que em torno de 50-90% da jornada é completada antes dele conversar com um representante de vendas.
Por isso, reveja as etapas do processo que seu cliente em potencial irá passar pela:
- Conscientização
- Consideração
- Decisão
Mas não se limite a essas três e conhecidas fases, há segmentos em que a jornada do comprador é mais complexa e envolve mais pessoas e, portanto, há outras etapas que devem ser consideradas. Essa jornada deverá sempre ser considerada nos processos internos e quando se está desenhando um pipeline de vendas, é importante sempre lembrar que o prospect está em um processo de entendimento dos problemas e soluções adequadas para tais problemas.
De maneira geral, o funil de vendas é variável de acordo com os processos da empresa, mas tem algumas fases bem importantes que não podemos desconsiderar:
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Discovery
Antes de qualquer conexão, é importante entender quem é aquele contato, motivações e fit com a sua empresa. Através de uma ferramentas de automação, é possível analisar páginas visitadas do site, interações com e-mail, entre outros, o que facilita bastante esse momento de entendimento do lead.
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Conexão
Este é o momento inicial, ou seja, é quando seu cliente em potencial realiza alguma ação como abrir e-mail enviado ou responder as chamadas, entrando assim em contato com a sua empresa.
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Apresentação da solução
É neste momento que sua empresa precisa brilhar. Após entender todos os pontos de dor e problemas que o contato possui, é hora de mostrar que sua empresa tem a solução para resolver todos eles e de forma eficiente. Não só ofereça seu produto ou serviço, é essencial ouvir as motivações e entregar soluções.
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Proposta formal
Após apresentar uma solução, agora é necessário formalizar a proposta. Aqui é muito importante não enviar somente valores, mas enviar novamente todos os benefícios e contra argumentos que conversaram, fazendo com que o prospect não se esqueça de nenhum deles.
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Follow-up
Como dizem, quem não é visto não é lembrado. Faça sempre contato com o prospect para que ele não esqueça da sua solução entre outras tantas que possivelmente ele deve ter buscado. Encontre o equilíbrio entre os contatos, a ideia é estar presente e se mostrar disponível, não se tornar alguém inconveniente que o contato não aguenta mais falar.
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Proposta recusada - entenda o motivo
Claro que podem haver revisões de proposta nesse intervalo, mas ao recusarem uma proposta é imprescindível anotar o motivo, dessa forma sua empresa poderá entender periodicamente onde está perdendo e ter a oportunidade de melhorar.
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Proposta aprovada
Em caso positivo, é interessante também colher algum feedback sobre o motivo do fechamento (preço, solução, atendimento, etc), já que essa força poderá ser utilizada para novos fechamentos futuramente.
Leia mais: Processo de vendas: Entenda como mapear todas as etapas
2. Registre a quantidade de oportunidades que continuam em cada etapa
Perceba quanto tempo cada cliente leva em média em cada etapa do processo de vendas. Isso permitirá ao representante comercial prever quais as oportunidades mais prováveis de serem fechadas. Permite também estimar a porcentagem de fechamento dos clientes em cada estágio.
Ao ter uma visão completa de sua jornada fica muito mais fácil priorizar ajustes ou entender quais pontos estão funcionando corretamente.
Por exemplo, ao realizar essa análise você pode perceber que a taxa de conversão de leads para SQL para oportunidades está boa, mas quando eles passam para a venda em si esse número não é tão bom.
Portanto, para fechar mais negócios, um caminho interessante e vantajoso está na pesquisa do porque isso vem acontecendo ao invés de apenas pedir para o marketing mais leads.
3. Mensure quantas oportunidades são necessárias em cada estágio para atingir suas metas de vendas
Essa não é uma conta que você não conheça, mas basicamente: pegue sua meta de receita mensal e divida pelo ticket médio do seu negócio. Isso permitirá a você descobrir quantas negociações você precisa fechar no período.
A seguir divida este número de negociações necessárias e divida pela probabilidade de rendimento por estágio. Por exemplo, imagine que precise fechar 135 vendas sendo que normalmente 90% dos negócios são concluídos no estágio de negociação. Assim será necessário que 150 oportunidades cheguem a este estágio.
Repita este processo para cada etapa. Estes dados serão importantes para seus vendedores poderem medir em tempo real seu progresso em relação à meta.
É importante ressaltar que as taxas de conversão variam para cada vendedor e cada estágio.
4. Perceba os pontos em comum entre as oportunidades que se convertem em cada estágio
Perceba as ações de cada representante como enviar e-mail de acompanhamento e as respostas do cliente em potencial a esta ação, como por exemplo aceitar assistir a uma demonstração ou apresentação do produto ou serviço.
A união destes dados qualitativos aos quantitativos permitirá estabelecer seus objetivos de vendas e também perceber os comportamentos repetíveis em seu processo.
5. Utilize estes dados para criar ou modificar seu processo de vendas
Como a Hubspot identificou em um estudo, 74% das empresas dizem que converter leads em clientes é sua prioridade principal.
O que coloca um peso considerável na busca por novas maneiras de atrair, nutrir e converter leads.
Utilize os dados e informações levantados para criar ou adaptar seu processo de vendas, criando uma ferramenta de apoio consistente para apoiar o esforço de vendas de seus representantes. Incorporando os dados observados no funil de vendas você poderá mover seu cliente em potencial rumo ao fechamento mais rapidamente.
6. Garanta um fluxo saudável de entrada de novos leads
É essencial manter seu pipeline de vendas estável ou em crescimento, pois você terá que não só dedicar tempo para os fechamentos do mês como também já ter oportunidades de vendas em potencial dentro do seu pipeline de vendas para o período seguinte.
Aqui cabe também entender o que seu público espera receber e principalmente como ele espera receber.
Oito em cada dez prospects preferem se comunicar com representantes de vendas por e-mail. Por outro lado, a Hubspot também descubriu que 41% dos profissionais de vendas dizem que o telefone é a ferramenta mais eficiente para contato com leads.
O que isso significa? Antes de escolher o canal, os vendedores precisam entender como o prospect deseja ser contactado. E, além de tudo, não desistir depois de uma tentativa.
Em torno de 60% dos clientes dizem não quatro vezes antes de dizer sim, enquanto 48% dos vendedores nunca fazem uma única tentativa de acompanhamento, segundo pesquisa da Hubspot. O ideal é encontrar o equilíbrio entre onde você obter melhores resultados e como entregar uma experiência positiva para o prospect.
7. Mantenha a integridade e atualização do seu pipeline
É essencial realizar um acompanhamento constante de todo o seu pipeline de vendas para não perder leads. Forneça a sua equipe de representantes de vendas um sistema de acompanhamento dos leads que inclua tempo, cadência (ritmo) e o método de contato.
Por exemplo, cada lead de entrada recebe um contato dentro de 6 horas ou cada lead será abordado por e-mail, telefone ou redes sociais.
Esta estratégia de acompanhamento também auxiliará os representantes de vendas a manterem os canais de contato limpos permitindo a desqualificação de clientes em potencial quando necessário, como por exemplo, o cliente não respondeu aos últimos 5 contatos feitos. Isso evitará a perda de tempo e esforços com clientes em potencial que ainda não estejam na fase de fechamento.
Outra ação interessante é solicitar que seu representante de venda sempre atribua tarefas a serem realizadas com cada lead. Por exemplo: ligar dentro de até 1 hora para leads quentes, isso evitará a perda ou desaquecimento dos leads.
8. Faça uma revisão e limpeza de seu pipeline ao longo do tempo
Para obter previsões de vendas mais precisas é essencial limpar constantemente seu pipeline de vendas, pois a maioria das previsões se baseia no estágio de cada oportunidade para estimar a sua chance de fechamento. Imagine uma situação típica: Você enviou uma proposta para um cliente potencial há um mês aproximadamente, mas neste período não houve resposta ou retorno da parte do cliente.
Nessa situação, este cliente em potencial estaria na fase de negociação que tradicionalmente apresenta previsão de fechamento de 90%. Nesta situação, você estaria adicionando à sua previsão de vendas e receita potencial do mês uma negociação que não se realizará, mas como não foi atualizada ainda consta em seu pipeline de vendas e na sua previsão.
Leia mais: Como aumentar as conversões com conversas mais estratégicas de vendas
Como fazer a análise do funil de vendas
Antes de realizar a revisão do seu pipeline de vendas, utilize o CRM para monitorar como está o desempenho de seu representante e solicite que ele apresente um resumo de cada negócio que está cuidando.
Para realizar a avaliação algumas perguntas são importantes:
- Como acelerar o processo de decisão dos clientes em potencial?
- Quais os riscos e como preveni-los?
- Quais concorrentes enfrentamos e como nos destacar?
- Quais as principais objeções percebidas e como solucioná-las em nossa estratégia de fechamento?
- Por que este processo está parado? Como aumentar o senso de urgência?
- Quais foram os motivos dos leads que não fecharam?
Ao fazer as perguntas certas você será capaz de identificar gaps que estão afetando o funil de vendas e também entender como sua equipe lida com eles.
Passo a passo para limpar o pipeline de vendas
Atividades como a limpeza e organização da base de dados pode parecer uma tarefa secundária, ainda mais diante da já grande lista de demandas de vendas, mas ao incluí-la na lista de afazeres, você fica no controle de cada detalhe e pode responder melhor e em menos tempo à possíveis problemas, ou até mesmo identificar oportunidades de cross-sell e up-sell.
Por isso, destacamos alguns passos que podem ser adotados por sua equipe:
- Identifique os clientes em potencial que estão a mais tempo do que seu ciclo de vendas médio em seu funil de vendas
Levante o motivo para ele estar este tempo todo. É alguma objeção que poderá ser resolvida a qualquer momento ou por exemplo, um impedimento jurídico que demandará muito tempo?
- Envie a este cliente em potencial um e-mail de encerramento de vendas antes de dar essa oportunidade como perdida
- Tenha certeza que seus dados estejam corretos e atualizados
Pode acontecer dos tomadores de decisão terem mudado de empresa ou mesmo de cargo, neste caso você terá que mover este negócio para o estágio de qualificação novamente.
- Periodicamente reveja seu pipeline de vendas
Para obter uma previsão de vendas mais apurada, você precisará analisar caso a caso seus clientes em potencial para poder descobrir os que ainda possuem potencial ou os que devem ser eliminados. Clientes em potencial que ficaram parados muito tempo no estágio de negociação ou mesmo em estágios anteriores, até poderiam ser mantidos na etapa de proposta enviada em seu pipeline de vendas, por exemplo, mas eles acabariam por tirar seu foco de outros negócios com potencial real de fechamento.
Como realizar a gestão do Pipeline de Vendas
Gerenciar adequadamente seu pipeline de vendas permite obter uma estimativa financeira do quanto você poderá ganhar com os seus clientes em potencial. Isso possibilita também que seus representantes de vendas façam o monitoramento da situação de cada cliente e acompanhe seu desenvolvimento em comparação às metas mensais, trimestrais e anuais, por exemplo.
Para este acompanhamento levante as seguintes informações:
- Quantos clientes em potencial sua equipe está atendendo atualmente?
- Qual o estágio de cada cliente?
- Quais já evoluíram de fase em seu pipeline?
- Qual o tamanho do negócio?
- Quanto dura em média o ciclo de venda?
Caso não possua estes dados ainda ou esteja migrando para atuar em um novo mercado e estas informações estão em fase de mudanças constantes, você pode estimar com base em pesquisas preliminares até mesmo com outras empresas que já atuam no mercado.
Leia mais: 7 recursos do HubSpot CRM Sales Pro para ajudar sua equipe de vendas ser mais produtiva
Como definir a velocidade do funil de vendas
Para estimar a velocidade no funil de vendas ou a velocidade com que seus leads se movem no pipeline de vendas siga a fórmula:
Número de negócios no pipeline X porcentagem geral da taxa de ganhos X o tamanho médio do negócio ($) / duração do ciclo de vendas em dias.
Para aumentar a velocidade dos clientes em potencial dentro do seu pipeline de vendas, existem quatro variáveis que podem ser acionadas:
- Número de clientes potenciais
- Taxa de vitórias
- Tamanho do negócio
- Ciclo de vendas
Aqui o melhor caminho está em idenficar as prioridades de sua empresa no momento e adotar uma variável por vez para ser melhorada, assim você possui melhor visão de possíveis gaps nos processos, quais tópicos são o ponto forte ou fraco de sua equipe e assim otimizá-los rapidamente.
As métricas de um pipeline de vendas
É importante você ter em mente as métricas que irão ajudá-lo a revisar e verificar se seu pipeline está íntegro. Com elas você poderá avaliar não só o pipeline, mas também sua equipe e o seu segmento de atuação.
Análise dados como quantas oportunidades qualificadas estão no pipeline, o valor médio dos contratos, a taxa de vitórias, o valor total de cada cliente em potencial no seu pipeline, os tempos médios para converter o lead e fechar negócio e o período médio de permanência dos leads até serem fechados.
Além disso, investigue constantemente a porcentagem de probabilidade que um negócio em cada estágio será fechado e também quanto tempo em média leva para seu representante de vendas conseguir um novo lead.
A Zendesk elenca essas treze métricas como essenciais para representantes de vendas:
- Número de oportunidades abertas
- Número de oportunidades encerradas
- Ticket médio
- Custo de Aquisição por Cliente (CAC)
- Lifetime Value (LTV)
- Retorno sobre Investimento (ROI)
- Receita Recorrente Mensal (MRR)
- Tempo médio de venda
- Tempo de resposta
- Taxa de follow up
- Taxa de conversão
- Ciclo de venda
- Receita por vendedor
Se você não sabe por onde começar, elenque cinco ou seis delas e crie um baseline informativo para depois adicionar outras. Novamente, o ideal é seguir a capacidade da sua equipe e criar um cenário onde supervisores podem ter uma visão clara dos números e não serem confundidos por dados demais.
Que tal criar ou atualizar os processos do seu pipeline de vendas no CRM?
Reunimos neste artigo algumas dicas para o gerenciamento e revisão do seu pipeline de vendas. No entanto, cada organização, equipe e segmento de negócio demandam a criação de um pipeline específico para que toda a empresa esteja alinhada com metas de receita e desempenho previstas.
A criação do seu modelo de pipeline no CRM será sempre importante para a sua previsão de negócios mesmo frente às constantes mudanças do mercado, entrada de novos concorrentes ou outras mudanças de estratégia. Use estas dicas aqui reunidas e boas vendas!
A Agência Inbound possui mais de 12 anos de experiência na consultoria de vendas aplicada à ferramentas de automação de vendas para empresas B2B e no apoio na criação de estratégias de sucesso que permite às equipes de vendas obterem resultados concretos no fechamento de negócios.
